مظاهر العصبية القبلية في العصر الجاهلي

التخطيط وأهميته وخطواته وعناصره

التخطيط:

جهد علمي ينتهي بوضع خطة، وأسلوب عملي لتوظيف الموارد المتاحة، وتحقيق الأهداف بكفاءة وفعالية.
وهو اتخاذ قرار لما سيتم مستقبلا، وكيف سيتم، ووقت إتمامه، ومن سيقوم به.
وهو خطوات عمل معينة ومحددة ومرتبة وفقا لدراسة علمية سليمة، وبناء على حقائق وتقديرات مدروسة.
وهو في الواقع اختيار، فالمشكلة التخطيطية تظهر فقط عندما يكون هناك أكثر من بدل لأداء عمل معين.

أهمية التخطيط ومزاياه:

هناك أسباب تبين أهمية التخطيط، كما تظهر مزاياه، وفيما يلي بيان ذلك:
التخطيط يحدد اتجاه المنظمة الحوارية، فيوضح لنا ماذا تريد أن تحققه هذه المنظمة، وكيف تعتزم تحققه؟
التخطيط يحدد إطار موحد للعمل، وبانعدامه تغيب أهداف المنظمة الحوارية.
يساعد التخطيط على معرفة الفرص المستقبلية والمخاطر التي تحدث في المستقبل، ومن ثم يمكن بهذا التخطيط خفض هذه المخاطر.
إن التخطيط يسهل عملية الرقابة التي تعني وضع المعايير، وقياس الأداء، والتعرف إلى الانحرافات في أثناء العملية الحوارية وتصحيحها من قبل رئيس الجلسة أو تلافيها مستقبلا.
يعمل التخطيط على الاستغلال الأمثل للموارد المتاحة في مجال قدرات المحاورين ومهاراتهم، كما يؤدي التحكم بالوقت اللازم للقيام بالعمل الحواري.
يؤدي التخطيط إلى الابتعاد عن الارتجال والعشوائية في العمل الحواري، إذ إنه يتبع أسلوبا علميا يبدأ بتحديد الموضوع، وجمع المعلومات حوله، واقتراح البدائل وترجيح البديل الأمثل، وكل ذلك يتم بطريقة عقلانية.

ابرز خمس خطوات لاعداد التخطيط:

• الخطوة الأولى: هي إدراك الموضوع أو المشكلة التي تتطلب الحوار.
• الخطوة الثانية: هي تحديد الأهداف الواقعية للتخطيط، وهذا يتطلب أن يتوافر أمام المخطط البيانات والمعلومات والحقائق الكاملة عن الفرص المتوقع وجودها مستقبلا، والنظر إلى تلك الفرص بشكل واصح ومتكامل يفرق ما بين الأساسيات والفرعيات.
• الخطوة الثالثة: فهي جمع البيانات والمعلومات والحقائق التي تتعلق بتنبؤات الظروف المستقبلية واللازمة لوضع الافتراضات التخطيطية.
• الخطوة الرابعة: فبعد جمع البيانات والمعلومات والحقائق اللازمة لتنبؤات التخطيط تتم دراسة خطط العمل البديلة، وتقويم نقاط الضعف والقوة في كل منها.
• الخطوة الأخيرة: فيأتي الاختيار من بين البدائل واتخاذ قرار باتباع تخطيط معين.

وظيفة المخطط:

إن أهم واجبين أساسيين يواجههما المخطط هما: 

تحديد الأهداف، واختيار أسلوب تحقيقها ف ظل الموارد المتاحة
الأهداف: 

إن اتباع الجهة المنظمة للحوار أسلوب عمل معين لا يمكن أن يتم دون تحديد مجموعة من الأهداف العامة لها. 

وإذا كانت لجهة الحوار أهداف عامة مرسومة، فإن العنصر البشري للعملية الحوارية، وأقصد بها المحاورين، له مجموعة من الأهداف التي قد تختلف عن أهداف المنظمة الحوارية، (قد يكون من بينها تسويق الذات إعلاميا أو جماهيريا !!) والحل الواجب الاتباع لغرض إنجاح الخطة يكمن في إيجاد هدف أساسي مشترك ما بين إدارة الحوار أو منظمة الحوار، وبين المحاورين.

السياسات: 

بينما تبين الأهداف النهاية التي يراد إن يصل إليها الحوار، فإن السياسات ترشد أطراف الحوار إلى تحقيق هذه الأهداف. فالسياسات هي عموما مفاهيم معينة، أو تسلسل معين للتفكير عند أداء العملية الحوارية.
السياسات هي مجموعة من القواعد والمبادئ التي تلتزم بها إدارة الحوار عند اتخاذ قرار لعقد جلسة حوار، فهي في الحقيقة خطة لموقف محدد يتكرر حدوثه فعلا، ويتوقع حدوثه مستقبلا في أثناء إدارة العملية الحوارية. وقد تكون السياسات شفهية، وتنمو تلقائيا مع إيمان رئيس جلسة الحوار باتباع أسلوب معين بالنظر إلى إيمانه بفعاليته في تلك المواقف.
السياسات تساعد على تحقيق أهداف الحوار وتنفيذه على وجه صحيح بشرط أن تكون مرنه بما يقابل التغييرات الرئيسة في الخطاب، كما يجب أن تكون السياسات مستدامة، وذلك لكي يعرفها الجميع، ومن الأفضل أن تكون مكتوبة لإمكان استخدامها بسهولة والاستقرار عليها، ومن الضروري شرح سياسات الجهة التي تشرف على الحوار، وذلك لإحسان استخدامها، ومن الواجب مراجعتها بين فترة وأخرى للتأكد من انها مازالت فعالة في ظل المتغيرات والمستجدات.

عناصر عملية تخطيط الحوار:

1. وجود حاجة أو رغبة جادة للحوار في موضوع معين.
2. تحديد هدف الحوار تحديدا دقيقا لا لبس فيه ولا غموض.
3. تحديد موضوعات أخرى قريبة، وذلك إذا لم يتم تأمين الموضوع الأساسي.
4. وضع الاقتراحات والفروض والبدائل الخاصة بالعملية الحوارية.
5. اختيار الموضوع الأفضل من بين عدة موضوعات، وذلك لكونه الأنسب أو الأكثر ملاءمة.
6. وضع الخطة العامة والخطط الفرعية للحوار بجوانبه التخطيطية، والتنظيمية، والتنفيذية، والتقويمية.
7. تنفيذ الخطط العامة والفرعية عن طريق تحديد أساليب وآليات التنفيذ، وذلك لكي تتسق أداة التنفيذ مع هدف الحوار.
8. متابعة التنفيذ، وذلك للتأكد من أن العملية التنفيذية تجري طبقا لما هو منصوص عليه في الخطة الحوارية وفروعها.
9. تقويم الخطة، وذلك لبيان إيجابيات ها وسلبياتها، (إن وجدت) للاستفادة من هذا التقويم مستقبلا.

المصدر: هندسة الحوار.. التخطيط.. التنظيم.. الأداء.. التقويم. إعداد د. عبد القادر بن عبد الحافظ الشيخي.
©حقوق الطبع والنشر لأصحابها.

تعديل المقال